Como redigir e-mails matadores

Olá, tudo bem? Espero que sim. 

Você, com certeza, já se deparou com esta saudação, que é uma forma bastante habitual de se iniciar uma mensagem de correio eletrônico de maneira cordial. Nossos amigos e colegas de trabalho (além daqueles que, volta e meia, tentam nos vender serviços em nossas caixas postais) já a utilizam em suas diversas - e quase infinitas - variações e, no final das contas, é sempre um cumprimento educado. 

Para aqueles que querem dar um “polimento” em suas comunicações por e-mail, este tutorial traz um “mix” de conhecimentos de design, gramática, linguística e relações humanas para tentar lhes auxiliar, de maneira didática e prática. Se você chegou até aqui é porque, provavelmente, quer se aprimorar no tema. Mas se é daqueles moderninhos que preferem os comunicadores instantâneos - e caiu aqui de paraquedas -, então, este texto também é para você, afinal, comunicação elegante é boa em qualquer circunstância, não é mesmo? Se concorda com isso... então, vamos em frente. 

Conceito 

Um e-mail (do inglês electronic mail - ou correio eletrônico, em português) corresponde, essencialmente, a três coisas: uma conta em um servidor de e-mail (Yahoo, Gmail, etc.), uma caixa postal (que é onde as mensagens ficam armazenadas nesse servidor) e um endereço eletrônico (ex.: meumail@gmail.com). 

Em inglês, a escrita preferencial é email enquanto que no português escrevemos com um hífen (e-mail) dando-lhe uma pronúncia ligeiramente diferente, sendo que, no dia a dia, entendemos esse termo também como uma mensagem escrita em um aplicativo web (o webmail que fica no servidor) ou desktop (um software como o Outlook) e que é tramitada através do protocolo SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), que por sua vez, é uma forma particular de transmissão de dados através da internet, surgida ainda na década de 1970. 

Um sistema de webmail, além do armazenamento, nos provê uma possibilidade de consulta mais organizada em seu histórico que os atuais aplicativos de mensagens instantâneas - que têm utilidade inegável mas que ficam a dever nesse quesito (e em privacidade) -, o que os faz parecer meio bagunçados, limitados e confusos. 

Dos 70's para cá, esse companheiro diário se tornou mais complexo e eficiente, tendo se popularizado e prevalecido como um importante meio de comunicação pessoal, reservatório de documentos e provas jurídicas - além de utilizado por empresas para divulgação de produtos e serviços. Mesmo após tantas décadas, essa tecnologia continua bastante utilizada e a impressão que passa é que não vai desaparecer tão cedo.

Iniciando uma conversa 

Como no início deste texto, principiar uma mensagem com algum tipo de saudação positiva torna o receptor mais aberto a ela e faz você (o redator) parecer mais polido. Isso vale para uma mensagem direcionada a um conhecido, como vale para aquele colega de trabalho ou chefe com o qual você ainda não tem muita intimidade (e, é claro, é válido, também, para um e-mail comercial). Como eu costumo dizer, ninguém é obrigado a gostar de nada nem de ninguém, mas ser cordial nos ajuda a passar uma boa impressão pessoal ao mesmo tempo em que auxilia a manter a receptividade do destinatário. Você não vai mudar o mundo com isso, mas pessoas bem tratadas interagem melhor. Correto? 

Assim, considere sempre iniciar uma mensagem com interjeições de saudação como: 
• Olá, Paul, como vai? ou 
• Bom dia, John, como estão as coisas? 

Fazendo dessa forma você sempre estará em harmonia com seus contatos, mantendo cordialidade e, ao mesmo tempo, uma certa distância (nunca sabemos como vai estar o humor de seu destinatário nesse momento). Locuções como “Prezado George,...” ou “Caro Ringo,...” também funcionam a despeito de parecerem bastante “quadradas” e distantes. Nesse caso, para se manter um distanciamento melhor e impessoal, um “Olá, tudo bem?” já vale. De outro modo, mensagens iniciadas com saudações temporais como “Bom dia”,  “Boa tarde” ou “Boa noite”, apesar de simpáticas, perdem o timing a depender da hora do dia em que são abertas. 

Importante atentar para as pontuações: sinais de pontuação, em geral, ficam sempre colados com a última letra da palavra que os antecede (como nesta frase que você lê), assim, saudações equivocadamente pontuadas como: 
• Bom dia !!!!! ou 
• Olá  Mick , tudo bem ???!!! 
Além de denotarem exageradas, fazem parecer, para quem recebe, que quem escreveu cabulou as aulas de português no primeiro grau e, portanto, seria um alguém menos digno de sua preciosa atenção. São erros bobos. Não se permita a isso. 

E, por fim, atente-se para o começo: não esqueça de revisar sempre o TÍTULO. Ele será o primeiro contato de seu receptor com sua mensagem. Um título “gritado” ou alarmista como “Cuidado!” ou “Você ganhou um presente!!!” ou, ainda, com erros de ortografia, pode tornar seu e-mail um sério candidato à lixeira antes mesmo de ser aberto. 

O corpo da mensagem 

Como neste texto que você lê agora, mantenha sempre uma estrutura de parágrafos. Ler um bloco denso demais, cansa a vista e nos desorienta. Melhor dividir em trechos com algumas linhas (uma média de três a cinco) para dar um fôlego visual. Não há problema em escrever uma mensagem com bastante texto desde quando esse texto seja realmente necessário. Faça-se entender. 

Ao mesmo tempo, tenha o cuidado de manter um aspecto amigável no que escreve. Você não vai criar um “Renoir” literário, mas vai garantir que seu receptor absorva a mensagem com fluidez. Mais ou menos como na mensagem abaixo: 

Olá, Frejat, tudo bem? 

Conforme solicitado, segue anexo o leiaute do card do show a ser divulgado nas redes sociais. Está em três dimensões diferentes, assim, você pode utilizar a versão que mais se adequa à necessidade de cada veículo. Em caso de dúvidas, pode retornar. 

At.te: 
(Asssinatura de e-mail) 

Observe que, ao mesmo tempo em que somos educados, mantemos uma certa reserva (formalidade) e colocamo-nos à disposição. Além do que, separamos a mensagem em três blocos de informação: a saudação, a descrição e a assinatura (cada um em seu parágrafo). Perceba ainda que há um negrito destacando dois termos. Intervenções estilísticas como Negritos e itálicos, além de bullets (• tópicos), CAIXA ALTA, ou até links, ajudam a criar uma dinâmica na leitura. Isso impede que a gente tenha a sensação de ler um bloco de texto homogêneo demais - como se estivéssemos visualizando sempre a mesma coisa. Criar pontos de atenção, para um texto com vários parágrafos, enriquece a experiência de usuário e torna a leitura mais convidativa (experimente correr este texto para cima e para baixo e você terá a sensação de que os blocos de leitura são únicos, mais fáceis de se diferenciar).

Mas cuidado para não exagerar! Evite ficar trocando fontes tipográficas (de Arial para Comic Sans, por exemplo) ou ficar colorindo o texto sem um motivo justificado se sentindo o designer das galáxias - porque você não é. Manter a parcimônia é bom, senão, sua sopa de letrinhas... azeda. (>_<) Huh!

Comunique-se no futuro do pretérito 

O futuro do pretérito é aquele tempo verbal que nunca manda. Sempre pede com humildade  sem parecer aquele seu colega antipático que só fala botando banca. Utilizando o futuro do pretérito conseguimos aparentar mais corteses e, portanto, menos deterministas e menos propensos a criar antipatias na parte que recebe nossa mensagem. Assim, considere amenizar suas solicitações para não parecer impositivo e conquiste a predisposição dos outros com frases tipo: 
• Bom dia. Seria possível entregar o serviço até amanhã de manhã?
• Olá, Phill, você teria como me enviar a resposta ainda hoje? O Collins está me cobrando. 
• Eu precisaria desse serviço até o final de semana. Conseguiria me atender? 

É claro que você não escreverá todas as suas frases nesse tempo verbal, mas, intercalando aqui e ali, consegue-se ganhar a simpatia de fornecedores e colegas de trabalho que, na medida do possível, se colocarão à disposição. Educação... é a alma do negócio. 


Evite escrever coisas como: 

• “Segue em anexo”: “anexo” é um termo que pode representar duas coisas: ou um verbo no particípio ou um substantivo. Quando dizemos “o arquivo anexo” ou “o arquivo está anexo” fazemos referência a um verbo no particípio que significa “anexado”. Assim, se escrevermos “o arquivo anexado” ou “o arquivo está anexado” dará exatamente no mesmo. “Anexo” para estes casos age como verbo. De outro modo, quando escrevemos algo como “Segue anexo” estamos querendo dizer “Segue arquivo”.  “Anexo”, agora, representa o substantivo “arquivo”. Por isso a expressão “segue em anexo” não faz muito sentido porque quando substituímos o termo “anexo” pelas duas formas gramaticais possíveis, teríamos em um momento algo como “Segue em arquivo” ou, em outro, “Segue em anexado”. O máximo que poderíamos para tentar aproveitar a expressão é escrever algo tipo “Segue no anexo” dando a entender que o arquivo que está sendo enviado (um DOC, por exemplo) está dentro de um arquivo compactado (um ZIP). Mas mesmo nesse caso, o remendo não fica bom. Então, evite escrever isso e escreva apenas “Arquivo anexo” (arquivo anexado), “Segue anexo” (segue arquivo) ou, ainda, “Arquivo segue anexo” (arquivo segue anexado). 
• “Att.:”: a abreviatura “att.” vem do inglês “attention” simbolizando “ao cuidado de” ou “à atenção de”, portanto, não equivalente à nossa abreviatura “at.te” ou “atte.” que significa “atenciosamente” (ou seja, a atenção parte de você). Se é esse o significado que você quer passar, então, escreva apenas uma destas duas últimas alternativas. 
• Gírias: uma vez enviadas, a gente nunca tem certeza que destino tomarão nossas mensagens. Se você preza pela sua imagem em uma empresa, ou até como seus clientes free-lance perceberão você, evite, na medida do possível, escrever coisas como “Vlw”, “Obg”, “Tmj”, “Rsrsrs...” e coisas que não fazem parte de uma comunicação mais formal. Deixe essa descontração para locais mais apropriados como os comunicadores instantâneos que, pela correria do dia a dia, permitem esse palavreado mais descontraído. 

Agradecimentos 

Denotar agradecimento ao final da mensagem (e antes da assinatura) escrevendo coisas como “Grato”, “Gratidão” ou o meu simples e preferido “Obrigado” demonstram noções de educação básica e humildade. Explicitar gratidão é uma maneira de fechar a mensagem com uma manifestação de sociabilidade e maturidade emocional. Difícil o receptor não levar essa postura em consideração. 

A assinatura 

A assinatura é a parte final de seu e-mail. Ela diz algo a mais sobre o remetente e seu trabalho (nome completo, cargo ou contatos como e-mail pessoal, site, redes sociais, etc.) e, sendo assim, confere mais importância a esse remetente. 

Um final de mensagem “careca”, sem assinatura, além de passar a ideia de alguém que não quer se identificar formalmente, pode transmitir uma impressão de desleixo ou de profissional de empresa de menor hierarquia - alguém que pegou um e-mail emprestado para passar a mensagem. 

Este exemplo abaixo representa uma assinatura puramente textual. É o mínimo que se deve colocar em um final de mensagem. Utilize apenas se não puder aplicar uma versão mais “incrementada”, feita em imagem (JPG, PNG, etc.), que dá, em geral um aspecto mais profissional. 

    Hey Joe    
Cantor e guitarrista americano
• heyjoe@reidjou.com
• www.reidjou.com 

Envie sempre e-mails em HTML e com assinatura se quer reforçar sua credibilidade enquanto profissional de uma empresa, proprietário de seu negócio ou até mesmo enquanto indivíduo. 

Revisão e envio de mensagens 

Como dizia o ditado popular “há quatro coisas que não voltam: a flecha lançada, a palavra proferida, a oportunidade perdida... e o e-mail enviado!”.

Assim, antes de remeter qualquer mensagem, considere sempre relê-la. Apertar “Send”, dominados pela nossa falta de paciência, nos coloca em uma situação de risco desnecessário e que poderia ser evitada com uma simples revisão. Fácil cometer erros gramaticais e de digitação enquanto redigimos. Então, após finalizar a redação, leve sempre em conta a ideia de gastar um tempinho revisitando sua escrita e linhas de raciocínio. Provavelmente, com a mente mais relaxada, as falhas aparecerão - e serão corrigidas a tempo de se evitar dificuldades de interpretação de seu texto e comprometimento de sua imagem quando a mensagem chegar do outro lado. 

Encaminhamento de mensagens de terceiros

Se tem algo que é capaz de nos tirar do sério é quando somos “vítimas” de colegas de trabalho desleixados que encaminham e-mails sem fazer qualquer sanitização. Mensagens trocadas entre colegas de nível hierárquico semelhante e que tenham algum grau de proximidade podem conter informações sensíveis que dizem respeito a suas próprias posturas e procedimentos em seus processos de trabalho. Piadinhas e comentários pessoais (que deveriam sempre ser evitados) devem ser eliminados ao se reencaminhar mensagens a quem quer que seja.

Caso isso não aconteça, além de demonstrarmos nossa displicência para os outros profissionais, mostramos também nossa falta de capacidade de exercitar compaixão pelo colega que dizemos ter uma relação de respeito ou amizade. Nada mais incoerente. Respeito simboliza preocupação. Não podemos dizer que respeitamos se não nos importamos.

Então, sempre que for encaminhar mensagens de terceiros, REVISE para ter certeza que não sobrou nenhum resíduo que comprometa a imagem - ou emprego - de ninguém, seja a sua ou a do amigo/colega de trabalho.

Considerações finais 

O e-mail, que nasceu apenas transmitindo informações de texto simples, hoje já nos permite encaminhar imagens, links, PDFs, DOCs, áudios e vídeos, além das habituais mensagens em HTML formatadas, e manter um registro de conversas, com todos esses recursos anexados, de maneira relativamente organizada e permanente. 

E nós, que escrevemos para a internet, estamos aí também para auxiliar, assim, nunca é demais dar uma aproveitadinha nos créditos do celular e dar uma pesquisada a mais sobre o tema (afinal, vários conhecimentos estão prontinhos na internet - e de graça - só te esperando) para tentar melhorar as práticas de utilização dessa e de outras tecnologias. 

Ficamos reféns de mais uma ferramenta, mas ao mesmo tempo, não podemos negar o quanto ela facilita nossa vida diária. E como as outras, o que precisamos é saber utilizar. Utilizando da maneira correta, estaremos sempre ganhando. 

Boa sorte.