FORMULÁRIOS: o que são, tipos, formatação, diagramação

Formulários são recursos com campos preenchíveis utilizados para coleta de dados. Como instrumentos de armazenamento (como no caso dos formulários impressos), são de grande importância para a sistematização de informações, principalmente em empresas de grande porte. É através deles que serão possíveis pesquisas e documentação de dados de clientes, pacientes, materiais, etc. Em empresas com grande quantidade de funcionários, quem cuida deles, geralmente, é a área de Processos (apoiada por algum profissional ou setor que possa diagramá-los e padronizá-los visualmente) - ou, então, o próprio setor de Comunicação. Formulários, além de funcionarem como uma ponte entre o usuário (ou cliente) e a empresa, são, também, parte integrante de um conjunto de técnicas que tem como objetivo otimizar o funcionamento das instituições. 

Tipos de formulário: 

Planos – São formulários impressos em papel, com campos, espaços, linhas e outros recursos destinados a serem preenchidos por pessoas. 
Contínuos – São formulários destinados ao preenchimento por impressoras de computador (também em papel), em grande escala. 
Eletrônicos – São formulários que devem ser preenchidos no computador, seja em editores de texto rico (como por exemplo, formulários feitos no MS Word / OpenOffice), em aplicativos específicos como o da Declaração de Imposto de Renda da Receita Federal, pela internet (como os formulários de contato/e-mail, de cadastro e de chat, em websites) ou em comunicadores instantâneos como o Whatsapp. 

O objetivo deste artigo, contudo, não é se aprofundar nos tipos de formulários existentes nem pormenorizar seus benefícios, mas tentar estabelecer uma noção de diagramação adequada para formulários impressos em editores gráficos (CorelDraw / Illustrator). Isto é importante porque os profissionais que são os responsáveis pela sua diagramação - os programadores visuais/designers - não simpatizam muito com este tipo de material. Formulários, de maneira geral, são quadrados, monocromáticos, não tem glamour e não permitem muita variação. A possibilidade, portanto, de ser criativo, de se conseguir um emprego ou de se ganhar destaque a partir deles é muito reduzida. Enfim, devido ao fato de serem um tipo de material gráfico um tanto “rejeitado” pelos profissionais da área criativa (a despeito de sua importância para as instituições e para o público em geral), há um certo descaso no seu trato e, em consequência, um certo desconhecimento de suas “regras” de diagramação. 

A ABNT estabelece que os formulários impressos obedeçam à Norma ISO 216 - Padrão A pelo fato da economia de papel e facilidade de armazenamento. Este, o Padrão A, já é bastante conhecido dos designers gráficos. Seus tamanhos mais comuns são o A4 (210 x 297 mm), o A5 (148 x 210 mm) e o A6 (105 x 148 mm). A característica principal deste padrão é obedecer à chamada "Proporção Áurea", que permite que os cortes de papel sejam sempre proporcionais. Numa gráfica offset isso é de grande importância pois se evita perdas quando as folhas de papel A0 são seccionadas na proporção áurea para se fazer impressão em peças gráficas de dimensões menores. 

Tipos de papel:

Os tipos mais comuns que trabalhamos são o sulfite (para impressoras comuns a jato de tinta), o offset (para gráficas) e o couchet (para gráficas e copiadoras). Formulários em papel podem ser impressos em um ou nos dois lados. Para impressão em apenas um lado, o papel utilizado pode ser o sulfite 75 gr. Para formulários frente e verso, recomenda-se a gramatura de 90 gr. Para fichas e cartões, o ideal são gramaturas maiores, como as de 150 gr ou 180 gr. É importante entender que gramatura, formato e tipo são coisas diferentes. Quando se fala em papel vergê, por exemplo, ele não é, necessariamente, um papel grosso (180 gr). Quando se fala em papel A4 (ou Ofício, como erroneamente se costuma dizer) ele não é, necessariamente, um papel fino ou liso. Estes papéis são vendidos em gramaturas, texturas, cores e dimensões diferentes. Vai ser sempre preciso, portanto, especificar corretamente as características do papel a ser utilizado na impressão do formulário tanto na gráfica, na copiadora ou na impressão a jato de tinta. 

Elementos principais de um formulário impresso: 

Marca / logomarca – Deve vir, preferencialmente, do lado esquerdo, no topo. Ao contrário de materiais publicitários, que fazem propaganda de um produto ou serviço, a marca em um formulário não tem caráter de assinatura, pois, neste caso, o formulário já é o produto. A marca entra, portanto, em caráter informativo, discriminando a empresa e/ou setor ao qual o formulário pertence. Desta forma, deve vir no topo para visualização imediata. 

Título – Deve ser posicionado no topo, centralizado ou à direita. O corpo da fonte pode variar de 12 a 16 pontos, e, preferencialmente, em caixa alta (maiúsculas). Títulos, por uma questão de lógica, devem ser óbvios e denotar a função do formulário - lembre-se que seu formulário não é material publicitário. 

Margens – Variam para cada tipo de material, mas deve-se observar se o formulário será armazenado (arquivado em pastas, por exemplo). Neste caso, a depender da necessidade, a margem maior (20 a 25 mm) deve se localizar no topo ou à esquerda para formulários tamanho A4. As outras margens podem ter entre 10 e 15 mm. Formulários muito pequenos (tamanhos A7 e A6) podem ter margens menores (5 a 7 mm). A margem pode variar também em função da estética do material. Formulários de pouco conteúdo podem ter margens e espaçamentos maiores. Caso contrário, margens e espaçamentos menores entre os elementos. 

Linhas – De preferência, as linhas mais importantes (externas) devem ter 1 pt enquanto que as linhas divisórias internas podem ter 0,5 pt. Estas espessuras não acarretam problema quando o formulário é reproduzido em copiadoras (Xerox). Linhas mais finas que isso podem se desfazer caso o formulário seja “re-xerocado” algumas vezes e as cópias subsequentes sejam utilizadas como matriz. 

Campos – Devem ter comprimento e altura adequados e proporcionais ao tamanho dos textos que serão escritos: nomes, endereços, RG, idade, CPF, etc. Caso o formulário fique muito apertado em uma página, considere colocá-lo em duas, afinal, serão mãos humanas que o preencherão e mãos humanas têm seus limites. 

Fontes – Como já comentado, fontes do título do formulário podem ter corpo entre 12 e 16 pontos, enquanto que as fontes dos campos internos devem ter, de preferência, de 8 a 10 pontos. Para tamanhos de fonte menores, é interessante que sejam colocadas em maiúsculas. Por segurança, fontes devem ser formais e conhecidas, ex: Arial, Calibri, Open Sans, Helvetica, Zurich, Verdana, etc. Fontes bastonadas como a Arial tem melhor rendimento em formulários. Obs.: deve-se evitar fontes lúdicas como Comic Sans, Brush Script, Algerian e afins. Estas fontes, além de não proporcionarem boa leitura, dão ao form um aspecto mais amador. 

Rodapé – Rodapés nem sempre são necessários em formulários, porém, quando existem, normalmente informam endereço, telefone, site e e-mail da empresa para contato. Deve vir em fontes pequenas (corpo 8), e centralizado ou alinhado à esquerda. 

Código de cadastro – Importante para identificação mais precisa do formulário pois este pode ter título igual ou similar a outro, mas o código será sempre único para cada um. Em uma empresa grande, os forms podem ser manuseados por pessoas de diferentes setores (quem coleta as informações, quem diagrama, quem solicita, quem produz, etc), portanto, caso eles já tenham sido cadastrados em algum sistema interno, este código vai ajudar na solicitação, atualização e produção destes forms. O tamanho de fonte para escrever o código pode ser entre 5 e 6 pontos (na fonte Verdana, pois esta permite uma boa legibilidade nestes tamanhos). Sua posição deve ser, ou abaixo de todas as informações do formulário (código escrito na horizontal), ou posicionado na parte inferior esquerda ou parte inferior direita, com 90º de inclinação (código escrito na vertical). 

Para finalizar, formulários, antes de tudo, tem que ser funcionais. A estética em um formulário não deve remeter a nada lúdico ou subjetivo (salvo nos casos em que isso faça sentido, como em pesquisas de satisfação do cliente, por exemplo), mas ordenar/hierarquizar as informações para que o usuário possa localizá-las da forma mais lógica possível. Um formulário não precisa ser bonito, mas, de preferência, deve ter uma apresentação limpa e simpática para que a visão possa percorrer o material com clareza e precisão.
É importante observar que, apesar de existirem regras, a possibilidade de variação de formatos é muito grande, sendo o leiaute, portanto, responsabilidade do designer. Quando se fala em estabelecer regras ou padrões para formulários, além de se estabelecer um padrão de qualidade, pretende-se também que, caso estes forms sejam diagramados por designers diferentes, estes profissionais, preferencialmente, o façam da mesma forma. Designers conscientes de regras de diagramação e calcados em seu próprio bom senso, serão capazes de determinar a melhor solução para cada necessidade. 

Artigo atualizado em 24/05/2019. 

Acesse também o tutorial aqui no VISUAREA: 
Como elaborar formulários em editores de texto rico  

Informações relacionadas:
http://pt.wikipedia.org/wiki/Formulário 
http://www.dalete.com.br/aulas/formularios.pdf 
http://xa.yimg.com/kq/groups/22758048/1100534269/name/Formularios.doc

Abaixo, exemplos de formulários de uma instituição de saúde de grande porte de Salvador-Ba. Notar tamanhos de margens, espessura de linhas internas e externas, posição de títulos e marca, posição de código de cadastro, formatos e leiaute em geral:

Partes integrantes de um formulário

Folder Opinário 21 x 21 cm - aberto - Frente

Folder Opinário 21 x 21 cm - aberto - Verso

Pesquisa de Satisfação do Cliente - 10 x 21 cm - frente - AA 90 gr - Duas cores

Relatório de Serviços - A4 horizontal - AA 75 gr

Receituário Médico - A5 vertical - AA 90 gr

Pesquisa de Satisfação do Cliente - 10 x 21 cm - AA 90gr - Frente

Pesquisa de Satisfação do Cliente - 10 x 21 cm - AA 90gr - Fundo

Questionário do Paciente - A5 horizontal - AA 75 gr

Nota de Sala - Formulário vertical em três vias - A4 - AA 75 gr

Cartão de Identificação de paciente - 75 x 105 mm - AA 180 gr

Cadastro de Paciente - A4 vertical - AA 75 gr - Com margem de 25 mm para perfuração